Du comptage manuel aux gains mesurables : comment MarketMan a aidé Spoons à éliminer les zones d'ombre dans la gestion des stocks

Lorsque Bearing Fruit Ventures a racheté Spoons, un concept dynamique et très apprécié de bols d'açaï, ses dirigeants savaient qu'ils saisissaient une opportunité. Mais sans système de gestion des stocks en place, l'entreprise avançait en quelque sorte « à l'aveuglette ».

« Imaginez que vous conduisez une voiture ou pilotez un avion dont le pare-brise est teinté au maximum. Vous ne voyez rien à moins d'un mètre cinquante devant vous », explique Cole Yates, directeur des ressources humaines chez Bearing Fruit Ventures. « C'est exactement ce qui se passe lorsque vous essayez de gérer un restaurant sans système de gestion des stocks. »

Cette confusion opérationnelle coûtait cher à l'entreprise.

L'État avant MarketMan

Avant de mettre en place MarketMan, Spoons fonctionnait sans aucun système de suivi des stocks. Il n'existait aucun système permettant de surveiller l'utilisation, le gaspillage alimentaire ou les fluctuations de prix. Les commandes étaient passées manuellement et cloisonnées par fournisseur. En bref, l'équipe n'avait aucune visibilité sur la destination de son argent ni sur la manière de l'optimiser.

« Avant MarketMan, les inventaires étaient effectués à la main, avec un stylo et du papier. Si vous ne suivez pas vos stocks ou ne rationalisez pas vos commandes, vous jetez tout simplement votre argent à la poubelle », explique Cole. 

Sans connaître la quantité de produits qui sortent, que ce soit en raison d'un surdosage, d'une détérioration, d'un vol ou d'une modification des prix, il devient impossible de gérer le coût des marchandises vendues ou d'améliorer la rentabilité.

« Nous savions que Spoons bénéficiait d'une incroyable fidélité locale et proposait l'un des meilleurs produits à base d'açaï, voire le meilleur. Je suis très fier du produit que nous proposons, nous savions donc qu'il nous suffisait de le systématiser pour réussir », se souvient Cole.

À la recherche de la solution idéale

Lorsque Bearing Fruit Ventures a racheté Spoons, ils ont évalué plusieurs systèmes de gestion des stocks, parmi lesquels MarketMan s'est clairement imposé comme le favori.

« MarketMan s'est démarqué par son rapport qualité-prix », explique Cole. « Il était convivial, ne comprenait pas de modules supplémentaires dont nous n'avions pas besoin compte tenu de notre taille, et était parfait pour créer quelque chose à partir de zéro. »

MarketMan a également proposé des intégrations transparentes avec ses fournisseurs, ce qui a considérablement facilité la mise en place de ses opérations internes dès le départ.

Objectifs de mise en œuvre

Dès le début, Cole et son équipe savaient clairement ce dont ils avaient besoin :

• Système permettant de suivre l'utilisation réelle par rapport à l'utilisation théorique des stocks
• Commandes fluides auprès des fournisseurs
• Élaboration de recettes et de menus
• Visibilité des factures et des achats
• Analyse historique des prix des marchandises des fournisseurs
• Intégration EDI pour un traitement plus automatisé des factures

MarketMan a coché toutes les cases.

Mettre de l'ordre avec MarketMan

Grâce à MarketMan, l'équipe de Spoons a enfin pu commencer à voir ce qui se passait réellement au sein de leur entreprise.

« Nous avons pu identifier que les fruits d'açaï et certaines pâtes à tartiner constituaient d'importantes sources de disparités dans les produits », explique Cole. « Ces disparités correspondent à la différence entre ce que nous aurions dû utiliser et ce que nous avons réellement utilisé. »

Cette découverte leur a permis de mettre en place des formations correctives, d'informer les chefs d'équipe et de responsabiliser les magasins vis-à-vis de ces informations.

« Nous avons pu former l'équipe, informer les responsables et leur faire savoir que nous suivions ces éléments et que nous allions les tenir responsables », explique Cole.

Le résultat ? Une exploitation mieux maîtrisée et des performances financières nettement améliorées.

« Nous avons redressé la situation de l'entreprise. Nous réalisons désormais des bénéfices considérables. MarketMan a joué un rôle essentiel dans cette réussite. »

Confiance opérationnelle et contrôle

La fonctionnalité la plus utile pour l'équipe Spoons a été le rapport « Réel vs Théorique » de MarketMan. En intégrant leur système de point de vente et en effectuant des comptages hebdomadaires et mensuels dans l'application, ils peuvent désormais voir précisément où l'utilisation des stocks s'écarte des prévisions.

« Sans MarketMan, nous aurions dû nous contenter de conjectures et avancer à l'aveuglette », explique Cole. « Désormais, nous pouvons nous asseoir autour d'une table et dire : "Voici où se trouvait notre plus grande lacune. Voici ce que nous devons corriger." »

Cole apprécie également la possibilité de suivre l'historique des prix pratiqués par les fournisseurs. Cela est particulièrement important pour un concept qui repose fortement sur les produits frais, dont les coûts peuvent fluctuer fréquemment.

« Le prix des fraises pourrait augmenter cette semaine, et sans MarketMan, vous ne le remarqueriez peut-être même pas. Mais désormais, nous pouvons générer un rapport et savoir instantanément si nous faisons une bonne affaire ou non. »

Rationalisation des commandes et gain de temps

Grâce à l'intégration EDI de MarketMan, Spoons peut désormais relier automatiquement les factures et les commandes de ses fournisseurs dans un système rationalisé. Cela a considérablement réduit la charge de travail manuel qui prenait auparavant plusieurs heures chaque semaine.

« Avant MarketMan, chaque commande devait être passée manuellement via le portail de chaque fournisseur », explique Cole. « Désormais, nous effectuons toutes nos commandes via MarketMan. Ce système est efficace, traçable et connecté. »

Cole constate également un gain de temps considérable dans le processus d'inventaire.

« Avec MarketMan, je le branche sur mon téléphone, ma tablette ou mon ordinateur portable et je n'ai plus qu'à suivre le système. Cela me fait gagner beaucoup plus de temps qu'avec un stylo et du papier. »

Une réussite client qui va au-delà des attentes

Cole réserve des éloges particuliers à l'équipe d'assistance de MarketMan, en particulier à leur chargée de compte, Erica.

« Elle a été formidable, au-delà de toute attente. J'ai probablement été agaçant parfois, mais elle a toujours été réactive et serviable », dit-il en riant. « Je n'ai jamais remis en question leur intégrité ou leur capacité à nous aider à réussir. »

Le service client a été un facteur déterminant dans le choix de MarketMan lors de la phase d'évaluation.

« Ils étaient aimables, accueillants, et pourtant ils connaissaient leur métier », explique Cole. « C'est honnêtement l'une des raisons pour lesquelles nous avons choisi MarketMan. »

Résultats transformationnels

Depuis la mise en œuvre de MarketMan, Spoons a constaté une amélioration significative de la clarté opérationnelle et des performances financières :

• Visibilité des stocks : les écarts d'utilisation peuvent désormais être suivis et exploités.
• Précision des recettes : précision au niveau des ingrédients dans chaque bol
• Responsabilité des fournisseurs : transparence en temps réel des prix et des factures
• Gain de temps : inventaire numérique plus rapide par rapport à l'ancienne méthode papier-crayon
• Confiance opérationnelle : les chefs d'équipe et les responsables disposent d'outils leur permettant de prendre des décisions plus éclairées.
• Rentabilité : Spoons est passé d'une situation de sous-performance à une situation rentable, en grande partie grâce aux données et aux systèmes fournis par MarketMan.

« Il est certain que beaucoup de choses ont contribué à redresser Spoons et à le rendre rentable », déclare Cole. « Mais nous n'aurions pas pu y parvenir sans MarketMan. »

De la place pour grandir

Bien que Spoons exploite actuellement un petit nombre d'établissements, Cole estime que MarketMan est bien placé pour se développer parallèlement à eux.

« MarketMan a la capacité de s'adapter à notre croissance », note-t-il. « Nous commençons tout juste à exploiter tout le potentiel de la plateforme. Nous aimerions utiliser MarketMan davantage, mais nous devons d'abord mettre en place les systèmes nécessaires. »

Le recommanderait-il ?

« Oui », répond Cole sans hésiter. « Tout commence par le service client. C'est ainsi que l'on réussit dans le secteur de la restauration. Et MarketMan l'a bien compris. »

« Je recommanderais Market Man simplement parce qu'il propose une multitude d'outils différents, et qu'il est clairement en avance sur ses concurrents. »

Pour tout restaurant ou petite chaîne à la recherche d'une solution de gestion des stocks haut de gamme, qu'il s'agisse d'une nouvelle installation ou du remplacement d'un système existant, le conseil de Cole est clair :

« Si vous recherchez un système de gestion des stocks très performant, je vous recommande MarketMan. »

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