L'utilisation d'un système obsolète se traduit par des heures d'inventaire

Le Cafe Crepe, un modèle de restaurant à service complet très fréquenté et disposant de plusieurs sites, fonctionnait grâce à une cuisine centrale de type commissariat. Ce dernier recevait les commandes des fournisseurs, préparait les recettes et "vendait" les stocks à chaque restaurant sans frais supplémentaires. Au départ, l'entreprise utilisait un système manuel de gestion des stocks à l'aide d'un stylo et de papier, mais au fur et à mesure que l'entreprise se développait, il est devenu évident qu'elle avait besoin d'outils plus performants.

"Tout se faisait sur papier", explique Lewis Hart, directeur des opérations de Cafe Crepe. "Il s'agissait d'une feuille à imprimer. On l'envoyait au comptable et il s'alignait sur les prix. Mais pour passer à l'échelle supérieure, au niveau de la franchise, nous ne pouvions plus nous contenter d'un bout de papier".

M. Lewis explique qu'ils ont essayé de gérer les stocks à l'aide de leur système de point de vente existant. Outre les plaintes générales selon lesquelles le système était - selon ses termes - "lourd" et difficile à utiliser pour le personnel, il ne disposait pas non plus de la fonctionnalité nécessaire pour déplacer et suivre les stocks de l'économat vers des lieux spécifiques. Il est devenu très difficile de réconcilier les coûts alimentaires théoriques et réels.

"Tout ce qui apparaissait dans la cuisine de l'économat, c'était qu'il n'y avait plus X quantités de produits", explique M. Lewis. "Nous devions comparer les achats des magasins et espérer que tout concordait. Si quelque chose ne correspondait pas, nous manquions d'une certaine quantité de produits, mais nous ne pouvions pas savoir si cela provenait des magasins un à quatre - ou de la cuisine de l'économat. Cet argent était perdu chaque mois".

Et pas seulement en termes d'argent. Il était également fastidieux d'identifier l'origine des écarts lorsque les impressions ne correspondaient pas aux chiffres réels. Où se produisait le gaspillage alimentaire ? Quels sont les sites qui respectent les recettes ? "La comptabilité prend de 90 minutes à deux heures pour un site qui transporte entre 12 000 et 15 000 dollars de produits", explique-t-il à propos de leur processus hebdomadaire. "Après cela, il leur fallait sept à huit heures pour résoudre les problèmes.

Et parfois, ils n'ont pas été en mesure de mettre le doigt sur le problème. "Par exemple, nous fabriquons de la pâte à frire, trois à quatre seaux par jour. Si vous faites quatre seaux par jour, vous produisez près de 2 000 litres par mois. Si ce volume n'est pas déjà comptabilisé dans votre système et que vous devez sortir des feuilles pour vérifier s'il a été saisi ou non, et si ce membre du personnel n'est pas disponible au téléphone pour vous répondre s'il l'a saisi ou non, vous êtes bloqué".

Mise en place d'un nouveau système de gestion des stocks et des points de vente

Lewis a décidé de passer à MarketMan avec une intégration TouchBistro POS pour une gestion des stocks plus efficace et plus précise.

"Nous avons choisi TouchBistro parce que nous voulions utiliser une interface conviviale", explique-t-il. "Nous savons que la plupart de nos employés ont entre 17 et 25 ans, et l'utilisation de TouchBistro était donc beaucoup plus intuitive pour eux. Cela a rendu le service beaucoup plus facile pour tout le monde, en particulier lorsque vous avez le mal de tête de ne pas pouvoir trouver un élément du menu... Vous pouvez simplement le taper - comme sur votre téléphone".

De plus, grâce à l'intégration du MarketMan de TouchBistro, M. Lewis a une vue d'ensemble de l'entreprise sans avoir à se rendre physiquement dans chaque établissement. "Je peux littéralement utiliser mon téléphone ou mon ordinateur portable, et je peux être n'importe où. Il m'est très facile de consulter les informations à Hong Kong ou à Vancouver", explique-t-il. "Je peux donner les bons conseils sur la manière de résoudre les problèmes, au lieu de devoir approfondir les raisons de ces problèmes.

Gagner du temps et de l'argent au fur et à mesure que l'entreprise se développe

Maintenant que les opérations sont en place et fonctionnent avec TouchBistro et MarketMan, Lewis peut prendre du recul et voir tout l'impact de la nouvelle technologie. Les gains de temps, par exemple. Alors que la comptabilité prend à peu près le même temps qu'auparavant, le dépannage est passé de sept ou huit heures par semaine à cinq à 60 minutes.

"Aujourd'hui, grâce à la facilité avec laquelle tout peut être intégré - comme l'activité de préparation d'un magasin, l'activité de planification des déchets, etc. - au lieu de faire défiler des fiches de déchets sur papier et d'essayer de tout recouper, il suffit de sortir le rapport et tout est compté dans le système", explique-t-il. "S'ils fabriquent de la pâte à papier, ils disposent d'un écran pour la saisir immédiatement. [Pour le dépannage, il leur suffit maintenant de vérifier si les recettes sont faites correctement et ce qui a été enregistré dans le système de point de vente.

Selon M. Lewis, l'utilisation du nouveau système a apporté beaucoup plus de clarté à ses efforts opérationnels et aux gérants des différents restaurants. "Une fois que nous sommes passés au MarketMan, ils ne posaient plus de questions sur les raisons de l'absence de stocks, car ils connaissaient déjà les réponses", explique-t-il. "L'utilisation est tellement simple.

Le logiciel aide également Cafe Crepe à gérer les fournisseurs, en signalant les hausses de prix ou les irrégularités. "Il me permet d'appeler directement le représentant et de lui demander pourquoi. S'il n'y a pas de raison valable, je m'attends à ce que cela soit corrigé ou crédité lors de la prochaine livraison.

Le nouveau système a également permis de réaliser des économies sur le plan de la main-d'œuvre. "Nous avons constaté que le taux de rotation de notre personnel avait considérablement baissé au cours des 30 premiers jours lorsque nous sommes passés à TouchBistro", explique M. Lewis, qui se souvient que le nouveau système était beaucoup plus facile à former et à utiliser au quotidien, par rapport à Revel. "Nous avons généralement un taux de rotation élevé dans ce secteur, ce qui coûte environ 1 800 à 2 000 dollars de ressources pour chaque nouveau membre du personnel au salaire minimum. Par conséquent, si vous évitez aux membres du personnel de démissionner au cours des 30 premiers jours parce qu'ils ne peuvent pas gérer l'interface, vous avez atteint votre retour sur investissement.

Lorsqu'il s'agit de donner des conseils à d'autres restaurateurs désireux d'améliorer leurs pratiques de gestion des stocks, M. Lewis conseille vivement à ses pairs d'investir tôt dans un système qui facilitera le processus et leur permettra de se concentrer sur l'accueil des clients dans le restaurant lui-même.

"Dans les meilleurs jours, les restaurants réalisent environ 15 % de bénéfices. Donc, si le coût de la nourriture passe de 30 à 40 %, vous ne gagnez pas d'argent. Cela vient des fournisseurs, d'un manque de contrôle, d'un manque de compréhension de votre produit - il y a tellement de pièces en mouvement", explique-t-il. "Un système d'inventaire qui vous donne des alertes quotidiennes vous permet de comprendre beaucoup plus rapidement d'où vient votre argent.

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