La maîtrise des coûts est un élément essentiel de la gestion d'un bar prospère et rentable.

Si vous autorisez le personnel du bar à servir sans avoir mis en place une politique de distribution, si vous ne savez plus ce qui est en stock et ce qui doit être commandé, ou si vous ne surveillez pas de près les prix pratiqués par les fournisseurs, vous risquez de perdre de l'argent plus vite que vous ne pouvez remplir les verres.

Mais si c'est votre cas, ne vous inquiétez pas. Il existe des moyens simples et pratiques de mieux contrôler les coûts de vos boissons.

1. Fixer un coût cible pour la coulée

Fixer le bon prix pour vos boissons alcoolisées peut sembler une évidence. Mais vous seriez surpris de voir le nombre de gérants de bar qui ne font pas les bons calculs au préalable. La meilleure façon de procéder consiste à calculer le coût d'écoulement de chaque alcool. Il s'agit simplement du coût de la boisson livrée par votre fournisseur divisé par le prix auquel vous la vendez. Si vous dépensez 5 000 dollars pour une caisse de whisky et que vous la vendez 10 000 dollars, vous obtiendrez un coût d'écoulement de 50 %. La boisson la plus rentable a le coût d'écoulement le plus bas, et vice versa. Lorsque vous connaissez votre coût d'écoulement actuel, vous pouvez vous fixer un objectif. Si vous voulez ramener le coût d'écoulement de votre whisky à 25 %, vous devrez doubler le prix de vente. Veillez également à tenir compte des débordements, des bouteilles cassées, etc.

2. Définir une politique en matière de versements

Quel que soit le soin apporté à l'établissement d'un coût cible de distribution, il est pratiquement dénué de sens si aucune politique de distribution n'est mise en place. La surconsommation est une cause majeure de coûts supplémentaires cachés dans tous les bars, en particulier si le personnel est particulièrement généreux avec ses compléments d'eau ou ses compétences en matière de distribution gratuite. Cela peut être bien perçu par les clients, mais cela ne créera pas un modèle commercial durable. Il se peut qu'il suffise d'expliquer cela au personnel et de vérifier régulièrement, par le biais d'examens de formation, qu'il met en œuvre ces principes. Mais si cela ne fonctionne pas, vous pourriez envisager d'utiliser des becs verseurs standard et des jiggers. Utilisés le plus souvent pour les cocktails, ces petits gobelets gradués sont dotés d'une double face qui permet de verser un ou deux verres et facilite le respect des mesures par le personnel.

3. Adopter une politique de tolérance zéro à l'égard des vols commis par le personnel

C'est triste mais vrai : les vols commis par le personnel peuvent être une source majeure de perte pour un bar. Les incidents peuvent aller de l'offre d'une boisson gratuite à un ami sans lui en demander la permission jusqu'au vol flagrant de bouteilles derrière le bar. Mais quelle que soit la forme qu'ils prennent, il est essentiel d'adopter une politique de tolérance zéro. Communiquez-la régulièrement au personnel lors des séances d'initiation et de formation, faites savoir que les gens peuvent s'adresser à vous de manière anonyme s'ils soupçonnent un acte répréhensible et - si nécessaire - envisagez d'installer des caméras de sécurité visibles à l'avant et à l'arrière de l'établissement.

4. Éviter les déchets

Le gaspillage ne concerne pas seulement les produits alimentaires. Qu'il s'agisse de déversements ou de commandes erronées, il y a plusieurs façons de gaspiller les stocks de boissons. Certes, une certaine quantité est inévitable, mais ne la laissez pas passer. Veillez à noter soigneusement tout déversement important et à garder une trace des boissons erronées qui finissent par être jetées à l'égout. Y a-t-il des coupables particuliers ? Une formation supplémentaire est-elle nécessaire ? Mettez en place des mesures visant à réduire les déchets dans la mesure du possible, ce qui vous permettra d'améliorer encore vos résultats.  

5. Se familiariser avec la gestion des stocks

Environ 80 % des coûts d'un bar sont liés aux boissons alcoolisées. Cela signifie que le stock est probablement votre actif le plus important et qu'il est essentiel de le gérer correctement pour rester rentable. Pour commencer, il faut mettre en place un processus solide de réception et d'enregistrement des stocks entrants, en formant le personnel à ce qu'il faut surveiller, en comparant soigneusement les factures aux bons de commande et en ne laissant jamais le stock sans surveillance. Viennent ensuite les contrôles réguliers des stocks. Un audit complet de tous les éléments de votre inventaire doit être effectué au moins deux fois par mois, et toute anomalie doit être prise en compte. Tout cela peut être fait manuellement, bien sûr. Mais pour gagner du temps et garantir une plus grande précision, vous pouvez envisager d'intégrer un logiciel de gestion des stocks dans votre entreprise.

Des systèmes tels que MarketMan vous aident à suivre les stocks depuis leur arrivée jusqu'à leur vente. Non seulement ils permettent de repérer rapidement les écarts, mais ils peuvent aussi vous aider à voir clairement le coût des marchandises vendues (et à vérifier s'il correspond à votre coût de coulée cible), à mettre en évidence les hausses de prix des fournisseurs, à signaler les zones de démarque inconnue et à fournir des indications sur la manière dont les ingrédients d'un cocktail, par exemple, pourraient être modifiés pour améliorer la marge bénéficiaire. Certes, cela peut nécessiter un peu plus de travail au départ, notamment une formation du personnel, mais à long terme, cela peut contribuer à rationaliser ce processus essentiel pour l'entreprise.

6. Définir un niveau de par pour chaque liqueur

Le par level est la quantité minimale d'un produit qu'un bar doit avoir en stock pour répondre à la demande. Si cette quantité est inférieure, un nouveau stock doit être commandé. Une formule simple pour calculer cette quantité est la quantité de produit utilisée chaque semaine + le stock de sécurité (des extras pour réduire le risque de rupture de stock et pour servir de tampon au cas où les ventes seraient plus importantes que prévu ou les livraisons retardées) / le nombre de livraisons par semaine. Si vous disposez d'un logiciel de gestion des stocks qui s'intègre à votre point de vente, comme MarketMan, il est facile de s'assurer que vous ne descendez pas en dessous du niveau de stock d'un produit.

7. Acheter en gros pour bénéficier de remises sur le volume

Cela semble évident, n'est-ce pas ? Mais en réalité, sans une bonne maîtrise de vos stocks et de vos coûts, il peut s'avérer risqué (et coûteux) de passer une commande groupée de boissons alcoolisées. Heureusement, grâce à toutes les autres procédures mises en place, vous aurez une idée précise de vos stocks et de vos besoins dans les semaines à venir. Vous êtes donc bien placé pour profiter des offres de volume proposées par un fournisseur. Il y a presque toujours une remise sur les achats en gros, alors, même si elle n'est pas proposée directement, appelez et demandez. Qu'avez-vous à perdre ?

8. Cibler les promotions sur les nouveaux clients

Les bars sont bien connus pour leurs bonnes affaires. Les offres Happy Hour, les cocktails spéciaux ou les promotions "achetez-en un, obtenez-en un gratuitement". Les clients les adorent aussi. Mais n'oubliez pas que si les promotions augmentent vos ventes en volume, elles ne donnent pas le même coup de pouce à vos ventes en valeur - ou à votre chiffre d'affaires. Cela signifie que chaque opération doit faire l'objet d'une réflexion stratégique. L'une des meilleures stratégies consiste à cibler la plupart de vos promotions sur les nouveaux clients, plutôt que sur les clients fidèles qui commanderaient probablement un verre de toute façon. Ainsi, la baisse temporaire de votre marge bénéficiaire est compensée par le gain financier à long terme d'un nouveau client (heureux).

9. Mélangez le tout

À ce stade, vous avez une vision très claire des bénéfices que vous réalisez avec chaque boisson. Non seulement vous disposerez d'un coût de distribution cible pour chaque alcool (soutenu par une politique de distribution claire), mais avec le bon système de gestion des stocks en place, vous serez également en mesure de voir exactement la quantité de chaque boisson vendue et le coût total des ventes (y compris les ingrédients non alcoolisés dans des articles tels que les cocktails). Utilisez ces informations pour créer une carte des boissons qui concilie la variété dont vous avez besoin pour satisfaire vos clients et un bon choix de boissons qui vous rapportent le plus.

‍