Utilisez-vous actuellement une feuille de calcul Excel ou un stylo et du papier pour gérer votre inventaire ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous allons couvrir tout ce que vous devez savoir pour gérer vos stocks à l'aide d'une feuille d'inventaire de restaurant sous la forme d'un tableur Google ou Excel. Par ailleurs, nous allons nous pencher un peu plus en profondeur sur la façon dont vous pouvez étendre vos opérations d'inventaire à l'aide d'une solution technologique comme MarketMan. Entrons dans le vif du sujet !

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Qu'est-ce que la gestion des stocks des restaurants ?

La gestion des stocks d'un restaurant fait référence au processus de suivi du stock d'ingrédients entrant et sortant de votre restaurant. Cela comprend le nombre d'articles que vous commandez, ce qui est vendu par les différents centres de revenus tels que votre cuisine et votre bar, ce qui reste, et ce qui est transféré entre les magasins si vous avez plusieurs unités.

MarketMan, un logiciel de gestion des stocks de restaurant que nous allons explorer, vous aide à suivre l'utilisation de chaque article au fil du temps, ce qui vous permet de comparer avec vos ventes et d'enquêter sur les écarts. Il vous aide également à savoir combien d'ingrédients vous devez commander, à minimiser le gaspillage et à calculer vos coûts alimentaires et vos pourcentages de coûts.

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La gestion des stocks et des inventaires précis sont essentiels pour minimiser et gérer les déchets et disposer de la bonne quantité de stocks pour répondre à la demande, en réduisant les excédents de stocks, les déchets, les détériorations et les cas de mauvaise répartition des stocks ou de mauvaise manipulation.

Contrôlez vos coûts en effectuant régulièrement un inventaire des 10 à 15 produits qui représentent la majeure partie de vos coûts alimentaires. Comptez le stock initial, ajoutez les achats effectués au cours de la journée, soustrayez le stock final à la fin de la journée et vous verrez la quantité de chaque article en stock qui a été utilisée au cours de la journée. Vous pouvez calculer l'utilisation des stocks de votre restaurant et de votre bar.

Comparez ce chiffre d'utilisation des stocks avec l'utilisation des produits dans votre point de vente, et si l'utilisation réelle des stocks est plus importante, creusez davantage. Cela peut signifier qu'il y a un vol ou une surportion. En identifiant ces écarts de coûts à l'aide d'un système de gestion des stocks de restaurant, vous pouvez contrôler de manière proactive vos coûts alimentaires à l'avenir.

Qu'est-ce qui est considéré comme des stocks pour un restaurant ?

L'inventaire comprend tout ce qui coûte de l'argent dans votre restaurant. Il s'agit de la nourriture, des boissons alcoolisées, de la réserve sèche, des ustensiles de cuisine, des uniformes ou du linge de maison. Séparez votre inventaire en fonction des articles qui se trouvent dans les différentes zones du restaurant, telles que l'arrière-boutique ou la cuisine, l'avant-boutique et le bar.

Le stock de produits alimentaires est constitué de tous les articles ou matières premières utilisés pour fabriquer chaque plat du menu, également appelés produits finis. Lorsque vous achetez de la nourriture pour la première fois, elle est considérée comme un actif dans le bilan de votre restaurant tant qu'elle y reste. Lorsque vous les vendez, ils entrent dans le coût des marchandises vendues (COGS) et sont considérés comme des dépenses.

Le calcul du coût de revient est basé sur l'inventaire de votre restaurant. L'équation pour calculer le coût de revient est la suivante : coût de revient = stock initial + stock acheté - stock final.

Pour déterminer votre bénéfice net, vous devez soustraire vos frais de vente et de main-d'œuvre de vos ventes, puis ajouter le total des coûts d'exploitation. Bénéfice net = bénéfice brut (ventes totales - frais de vente) - coût de la main-d'œuvre + coût d'exploitation total.

Un coût de revient moins élevé signifie un bénéfice net plus important. Pour réduire votre coût de revient, conservez davantage de stocks, achetez-en moins ou trouvez des moyens de réduire vos coûts alimentaires. Vous pouvez y parvenir en pratiquant une gestion efficace des stocks.

Comment mesurer la santé financière de votre restaurant

Il existe de nombreuses façons de tenir la comptabilité d'un restaurant et de suivre la santé financière de votre établissement. Vous devez tenir un bilan du restaurant, qui mesure votre actif, votre passif et vos capitaux propres à un moment donné, un tableau des flux de trésorerie, qui mesure vos flux de trésorerie, et un compte de résultat, ou P&L, qui mesure vos recettes, vos dépenses et vos bénéfices au cours d'une période donnée.

L'utilisation d'une feuille de vente de restaurant est un moyen supplémentaire de suivre votre santé financière. Il s'agit d'une feuille de calcul MS Excel qui vous permet de suivre vos ventes quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles. Vous pouvez suivre vos ventes et vos dépôts quotidiens, qui sont signalés par votre système de point de vente.

Souvent, votre point de vente vous permet de générer un rapport de vente quotidien dans lequel vous trouverez les ventes en espèces, les ventes par carte de crédit et un résumé des ventes par catégorie : nourriture, boissons, alcool, etc. Vous pouvez ensuite saisir ces informations et les regrouper sur une feuille Excel. Vous pouvez ventiler vos ventes de différentes manières, par catégorie ou même par plat.

Connaître vos chiffres de vente périodiques est essentiel pour comprendre vos finances et la santé de votre entreprise de restauration.

Une fois que vous connaissez votre chiffre d'affaires, vous devez l'inscrire dans un compte de résultat périodique.

Le compte de résultat d'un restaurant, ou compte de pertes et profits, est l'état des revenus ou des bénéfices du restaurant. Il contient les recettes et les dépenses d'un restaurant au cours d'une période donnée, en indiquant les coûts soustraits des ventes, ainsi que les bénéfices bruts et nets.

Le compte de résultat vous donne une idée de la santé financière de votre restaurant sur une période donnée, en mesurant si vous êtes rentable ou non. Le compte de résultat est peut-être le document financier le plus important de votre comptabilité.

Certains chiffres clés de votre compte de résultat sont vos coûts, ou dépenses. Ceux-ci comprennent les coûts directs, c'est-à-dire les coûts liés à la fabrication de votre produit, et les coûts indirects, c'est-à-dire les coûts qui permettent à votre entreprise de fonctionner. Vous pouvez regrouper ces dépenses par catégories dans votre compte de résultat.

Les catégories de dépenses d'un restaurant figurant dans un compte de résultat peuvent inclure : Les frais de vente, les frais de main-d'œuvre, les frais d'exploitation, les frais de promotion et de marketing, les frais de réparation et d'entretien, les frais d'occupation tels que le loyer et l'assurance, et les frais généraux de l'entreprise tels que les frais de gestion et les redevances de franchise.

Voici une ventilation de quelques catégories de dépenses courantes et de ce qu'elles comprennent :

• Coûts de main-d'œuvre : salaires, traitements, avantages sociaux, impôts sur le chômage et commissions de service. Il s'agit de coûts variables.
• COGS : coût des aliments et des boissons. Vous pouvez vous fixer comme objectif de maintenir le calcul du coût des aliments à un certain pourcentage, par exemple 32 %, de vos ventes de produits alimentaires.
• Marketing et publicité : comprend le coût de ce que vous faites pour attirer les clients dans votre restaurant. Cela comprend le menu, les tentes, les animations, la musique, les coupons, le site web et les publicités.
• Frais d'occupation : dépenses liées au bâtiment physique d'un restaurant. Elles comprennent les taxes, les loyers, les assurances, les services publics, la signalisation et les frais de stationnement.
• Réparations et entretien : dépenses nécessaires au fonctionnement du restaurant. Cela comprend l'entretien du bâtiment, de la salle à manger, de la cuisine, de la préparation des aliments et du matériel de nettoyage.
• Coûts administratifs quotidiens : Comprend les coûts administratifs tels que les fournitures de bureau, les frais de téléphone, les frais postaux, les honoraires des comptables et des avocats, les frais de licence des services de santé et les licences de boissons pour le service de l'alcool.

Comment les restaurants font-ils l'inventaire ?

Les établissements peuvent choisir de mettre en place un système d'inventaire pour les restaurants de différentes manières. Les restaurants peuvent choisir de faire l'inventaire à l'aide d'un stylo et d'un papier et d'un modèle Microsoft Excel, ou à l'aide d'un système logiciel automatisé.

Pour gérer les stocks dans Excel (ou avec une feuille Google), la direction ou le personnel désigné compte les stocks physiques d'articles dans le restaurant, les note sur papier ou sur des impressions Excel, et saisit le décompte des stocks de nourriture dans un modèle d'inventaire de restaurant dans l'arrière-boutique pour calculer les coûts de la nourriture et passer de nouvelles commandes. Un modèle d'inventaire de restaurant typique comprend une liste d'articles, leur unité de mesure, leur quantité, leur prix unitaire et leur coût total.

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Bien que vous puissiez choisir d'utiliser une feuille de calcul Excel pour l'inventaire de votre restaurant pour commencer, gardez à l'esprit que ce n'est pas un processus idéal à long terme. L'utilisation d'Excel pour la gestion de l'inventaire de votre restaurant est lourde et fastidieuse, désordonnée et sujette à l'erreur humaine, même si vous créez un modèle d'inventaire uniforme que tout le monde est tenu d'utiliser. Nous aborderons les limites d'Excel et du papier et du crayon plus loin dans cet article.

À quelle fréquence un restaurant doit-il faire l'inventaire ?

Examinons quelques bonnes pratiques en matière de gestion des stocks.

Établissez un calendrier cohérent pour effectuer un inventaire régulier. Selon les types d'ingrédients, la fréquence du suivi de l'inventaire peut varier : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Les produits périssables doivent être contrôlés plus souvent.

Un restaurant doit dresser un inventaire quotidien d'au moins les 10 à 15 articles les plus importants qui constituent ses coûts alimentaires, si ce n'est de l'ensemble de ses produits alimentaires. La tenue d'un inventaire quotidien est recommandée tant pour les grands que pour les petits restaurants. Vous devez également tenir un inventaire quotidien de votre stock de bar.

Un restaurant doit également dresser un inventaire complet chaque fois que vous commandez des produits. Si vous commandez régulièrement des articles cinq fois par semaine, passez en revue votre inventaire alimentaire avant de passer commande afin de déterminer la quantité que vous devrez acheter. Faites un inventaire au moins une fois par semaine de tous vos produits alimentaires afin de ne pas perdre de vue vos coûts de nourriture et de boissons.

Faites un inventaire mensuel de tout, y compris des produits alimentaires, des ingrédients, des stocks de boissons alcoolisées et des produits de nettoyage, afin de calculer le coût de revient pour votre compte de résultat. En outre, vous pouvez effectuer des contrôles d'inventaire ad hoc pour des articles spécifiques afin de détecter les manques, les excédents et les vols.

Voici d'autres conseils pour un contrôle efficace des stocks :

1. Connaissez et suivez chaque ingrédient spécialisé dont vous avez besoin pour exécuter correctement votre concept de base. Par exemple, une chaîne de pizzas aura besoin de lots de marinara et de fromage frais. Un steakhouse aura besoin de steaks, d'épices et de sauces spéciales.
2. Connaître les termes d'inventaire tels que COGS, catch weight, sitting inventory, food cost percentage, inventory turnover ratio, par level, recipes, estimated use, theoretical vs. actual use, variance, and waste.
3. Organisez vos fournitures de manière à ce que les employés puissent trouver les articles rapidement et que tout soit au bon endroit. Créez des étiquettes pour vos étagères de stockage.
4. Faites faire l'inventaire par les mêmes employés clés. Choisissez des personnes de confiance pour faire l'inventaire, comme les responsables ou le chef cuisinier. Formez-les à l'utilisation des fiches d'inventaire, à un suivi efficace de l'inventaire et à la détection des erreurs.
5. Pratiquez la méthode FIFO en plaçant les ingrédients les plus anciens sur le devant des étagères de stockage afin de les utiliser en premier.
6. Fixez des objectifs comme le pourcentage des ventes, le nombre de jours en stock ou le chiffre d'affaires. Communiquez ces objectifs et travaillez avec votre personnel pour les atteindre.
7. Formez l'ensemble de votre personnel pour qu'il soit conscient des problèmes d'inventaire.
8. Suivez vos déchets alimentaires. Créez un registre de vos déchets alimentaires et de leurs causes. MarketMan dispose d'une fonctionnalité qui vous permet de créer facilement un registre de vos déchets.
9. Suivez l'évolution de la demande de stocks et fixez les niveaux de stock en conséquence. Tenez une feuille d'inventaire paritaire qui répertorie un niveau paritaire pour chaque article, afin de savoir quelle quantité réapprovisionner.
10. Utilisez un système logiciel au lieu d'un stylo, d'une feuille de papier et de tableurs. Cela permet d'automatiser les calculs, d'envoyer des rappels automatiques lorsque le niveau des stocks est bas et de disposer de données précises et en temps réel, ainsi que d'une fiabilité et d'une ampleur accrues.

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Comment utiliser votre propre fiche d'inventaire de restaurant

Lorsque vous êtes un nouveau propriétaire de restaurant ou que vous venez d'entamer un processus régulier de gestion des stocks, le processus peut sembler quelque peu décourageant.

Voici comment créer votre propre liste d'inventaire de restaurant pour suivre vos stocks :

1. Classez vos stocks par catégories : viande, produits laitiers, produits d'épicerie, pain, alcool, produits secs et fournitures.
2. Créez un tableau avec vos catégories et vos articles sur les lignes, la description, l'unité de mesure, le nombre, le prix unitaire, le total et les totaux des catégories sur les colonnes.
3. Créez une formule dans la colonne des totaux en multipliant le nombre par le prix unitaire. Créez une formule totalisant tous les articles de chaque catégorie et un total pour toutes les catégories.
4. Décidez de la fréquence de l'inventaire (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle) et faites une copie de cette feuille de calcul.
5. Imprimez cette feuille de calcul pour enregistrer manuellement l'inventaire. Complétez la feuille de calcul.
6. Copiez les chiffres que vous avez écrits sur votre feuille de calcul et celle-ci calculera automatiquement les prix totaux, les totaux par catégorie et le total final.
7. Calculez la variation de stock par rapport à la période précédente et passez une écriture de régularisation dans votre comptabilité pour les frais de vente et d'administration.

Cette méthode de suivi sur Excel vous permet de vous familiariser avec la gestion des stocks. Toutefois, au fur et à mesure que vous vous développerez, vous souhaiterez passer d'un inventaire sur Excel et sur papier à une solution logicielle. Dans la section suivante, nous examinerons les limites d'un système analogique.

Limites du stylo et du papier et d'Excel pour la gestion des stocks

La fiche d'inventaire du restaurant est un excellent point de départ pour vous donner une idée de la manière dont vous pouvez suivre vos stocks en toute simplicité. Toutefois, une fois que vous vous serez familiarisé avec le processus et à mesure que votre restaurant se développera, vous souhaiterez abandonner l'utilisation du papier et du crayon pour passer à Excel pour la gestion de l'inventaire.

L'utilisation de papier et de crayon, de feuilles de calcul, de formulaires d'inventaire, d'évaluations, de listes de contrôle et de feuilles de calcul pour l'inventaire des bars présente de nombreux inconvénients et limitations.

L'utilisation de tableurs et de solutions papier pour dresser l'inventaire est fastidieuse, prend du temps et est sujette à des erreurs humaines. Les employés passent des heures par semaine à compter les stocks, à noter les données sur papier et à les convertir en chiffres sur de multiples feuilles de calcul. Le processus étant fastidieux, votre personnel peut décider de trouver des raccourcis ou de vérifier les chiffres à l'œil.

Un système analogique d'inventaire à l'aide d'un stylo et de papier n'est pas non plus adapté. Il n'est pas facile de trouver les données dont vous avez besoin et il est difficile de conserver toutes les informations pertinentes. Avec des documents papier, vous pouvez facilement renverser de la nourriture ou des boissons et perdre des données sans aucune sauvegarde. Avec un système logiciel, vous pouvez conserver des sauvegardes de vos données afin d'en avoir toujours une copie en cas d'incident.

Il y a également un manque de système central et d'accessibilité. Vous devrez conserver plusieurs feuilles de calcul et relier les données entre elles. Plusieurs personnes effectuant l'inventaire peuvent créer différentes versions de la même feuille de calcul avec des informations contradictoires.

Avec un système analogique, vous ne pouvez pas facilement collaborer ou apporter des modifications à votre inventaire au fur et à mesure que votre restaurant ou groupe de restaurants se développe, car il n'y a pas de système central qui peut être mis à jour dans l'ensemble de votre entreprise. Avec une solution logicielle, vous pouvez facilement apporter des modifications à un système central sans vous soucier des multiples versions de feuilles de calcul qui circulent.

MarketMan - Votre solution de gestion des stocks et d'établissement de rapports

Un système d'inventaire complet comme MarketMan vous offrira tous les avantages d'une solution logicielle - un système central, une plus grande fiabilité, une facilité d'utilisation et moins de risques d'erreur humaine.

MarketMan aide les restaurants à maîtriser leurs coûts et à gérer efficacement leurs stocks en automatisant les opérations de back-office.

Voici quelques-unes des caractéristiques de MarketMan :

Gestion des stocks

MarketMan vous aide à gérer et à suivre la consommation de vos stocks de manière automatisée. Le logiciel gère l'inventaire permanent en se synchronisant avec votre système de point de vente et en déduisant automatiquement les ingrédients de votre inventaire chaque fois qu'une vente est effectuée. Vous pouvez ainsi connaître votre consommation et vos ventes à tout moment, ce qui vous donne une idée de votre pourcentage global de coût alimentaire.

MarketMan rationalise également le processus de comptage des stocks. Vous pouvez effectuer des inventaires sur des appareils mobiles, ce qui est plus facile à utiliser qu'un stylo et du papier et offre une plus grande accessibilité. Plusieurs utilisateurs peuvent effectuer des inventaires en même temps, et vos niveaux d'inventaire sont mis à jour dans l'ensemble du système.

Le système vous alertera également lorsque vos stocks seront inférieurs à la valeur nominale, ce qui vous permettra de passer immédiatement de nouvelles commandes. Vous pouvez gérer vos stocks de manière proactive afin de ne pas manquer des ingrédients nécessaires à la réalisation de vos ventes.

Vous pouvez également suivre facilement les déchets et les vols, ce qui permet de réduire les pertes. Cela permet de réduire les coûts imprévus. Lorsque vous surveillez l'utilisation de vos stocks à l'aide de MarketMan, vous pouvez déceler les inefficacités et apporter des corrections afin de réduire les coûts alimentaires et de maximiser les profits.

Rapports sur les stocks et les frais de vente

MarketMan dispose de solides capacités de reporting pour analyser en profondeur vos coûts alimentaires, en développant des informations exploitables et en prenant des décisions commerciales plus judicieuses. Deux des rapports les plus courants sont le rapport sur les coûts de production et la marge brute et le rapport sur les coûts réels par rapport aux coûts théoriques (variance).

Rapport sur les coûts de production et la marge brute :

Le rapport sur les coûts de revient et la marge brute vous donne des informations clés qui vous aident à réduire les coûts des denrées alimentaires et à augmenter les bénéfices.

Le rapport sur les coûts de production et les bénéfices bruts utilise vos données globales sur les achats, les inventaires et les données globales sur les ventes pour vous indiquer les coûts de production et les bénéfices bruts.

Vous pouvez également ventiler vos recettes et vos frais généraux par centre de recettes au sein de votre restaurant. Les recettes indiquent les ventes générées et les coûts de revient indiquent les coûts des ingrédients et des fournitures alimentaires. Vous pouvez voir quelles catégories ou quels articles (par exemple, les produits laitiers, les fruits et légumes, les pâtes, etc.

Vous disposez ainsi d'une vue d'ensemble de l'efficacité et de l'utilisation des stocks au sein de l'entreprise. Vous pouvez également déterminer quelles parties de votre restaurant génèrent plus de coûts ou de ventes, et agir en conséquence.

Rapports sur les déchets, réels ou théoriques :

Le rapport sur les écarts entre les coûts réels et les coûts théoriques (rapport sur les écarts) est un résumé comparatif qui met en évidence les écarts entre l'utilisation théorique et l'utilisation réelle. Dans ce rapport, vous pouvez trouver la différence entre vos coûts théoriques et réels, et voir ce qui est à l'origine de cette différence.

En comparant vos données de vente à vos inventaires pour une période donnée, vous pouvez voir s'il y a un détournement de produits qui ne sont pas destinés à l'usage auquel ils sont destinés, c'est-à-dire servir les clients. Grâce à ce rapport, vous pouvez déterminer si vous avez un problème de gaspillage, de surportionnement ou de vol.

Avec un rapport sur les déchets dans MarketMan, vous pouvez analyser les événements et les raisons des déchets enregistrés, voir ce qui cause des niveaux de variance élevés et réduire les déchets à l'avenir.

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Les capacités de reporting de MarketMan par le biais de son logiciel d'inventaire fournissent des informations sur la gestion des stocks et le coût des aliments, des outils d'analyse et une visibilité complète sur tous les aspects de votre entreprise.

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Une gestion efficace des stocks est essentielle à la rentabilité, à la croissance et à la santé financière d'un restaurant. En suivant les meilleures pratiques et les conseils de cet article, et en investissant dans MarketMan comme solution logicielle pour l'inventaire des restaurants, vous mettrez votre restaurant sur la voie de la réussite.

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