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Gestion des stocks des cafés avec MarketMan
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Calculer le retour sur investissementUn mauvais outil de gestion des stocks peut faire ou défaire l'activité d'un café.
Il y a toutes sortes de raisons à cela. La plus évidente est le manque d'ingrédients. Si vous ne suivez pas l'évolution de vos stocks de nourriture, vous risquez de voir la satisfaction de vos clients s'effriter.
Mais ce n'est pas ce qui rend un outil de gestion des stocks efficace si essentiel.
Le bon outil de gestion des stocks d'un café vous aide également à suivre les pertes (qui peuvent réduire d'environ 25 % votre chiffre d'affaires) et à déterminer quels fournisseurs augmentent leurs prix et de combien, ce qui vous permet de contrôler le pourcentage de vos coûts alimentaires. Il vous permet d'automatiser le réapprovisionnement, d'économiser le temps du personnel, de surveiller les flux de trésorerie et même de suivre les niveaux de gaspillage.
C'est pourquoi de plus en plus de cafés choisissent d'utiliser un logiciel d'inventaire de restaurant comme MarketMan pour optimiser la gestion de leurs stocks.
L'intégration d'un logiciel de gestion des stocks dans un café présente de nombreux avantages. En voici quelques-uns :
- Système de saisie simplifié
- Des niveaux de précision plus élevés
- Éviter les ruptures de stock et les stocks excédentaires
- Visibilité des stocks en temps réel, où que vous soyez
- Possibilités de contrôler les coûts des fournisseurs (et de rechercher des alternatives) afin de maîtriser le coût des denrées alimentaires
- Ventes en temps réel et rotation des stocks grâce à l'intégration du système POS de votre café et à la mise à jour des stocks en cours de route.
- Gain de temps pour le personnel par rapport à un système manuel
De nombreux cafetiers profitent déjà des avantages d'un outil intégré de gestion des stocks.
En voici trois.
Les six lois d'un restaurant résilient
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Télécharger le livre électroniqueComment un logiciel de gestion des stocks a permis à Cafe Crepe d'économiser des milliers d'euros
Cafe Crepe est un restaurant à service complet très fréquenté, dont le siège se trouve dans une cuisine centrale. Cette cuisine centrale reçoit les commandes des fournisseurs, prépare les recettes et "vend" ensuite ce stock à chaque restaurant. Il s'agit d'un modèle d'entreprise qui évolue rapidement, avec de nombreux allers-retours entre les différents sites.
Mais pendant des années, le système de gestion des stocks de leur café n'a consisté qu'en un stylo et du papier. Les restaurateurs enregistraient l'inventaire de leur établissement sur une feuille imprimée et l'envoyaient à leur comptable, qui se chargeait de faire correspondre les prix.
Même pour un petit café, cette méthode de suivi des stocks aurait été sérieusement dépassée. Mais avec des projets d'expansion et d'ajout de franchises, le processus coûtait de l'argent et du temps à Cafe Crepe.
Lorsque les impressions ne correspondaient pas aux chiffres réels, il fallait beaucoup de temps pour trouver l'origine de l'écart. En fait, la comptabilité pouvait prendre jusqu'à deux heures pour un site qui ne transportait que 12 000 dollars de produits, plus plusieurs heures de dépannage.
Ainsi, après avoir brièvement essayé de gérer les stocks à l'aide de son logiciel de point de vente existant, l'entreprise a décidé de passer à MarketMan, en intégrant le système de point de vente TouchBistro.
Non seulement le système dispose d'une interface intuitive, parfaite pour les jeunes employés, mais il permet à l'équipe de direction d'avoir une vue d'ensemble de l'entreprise à tout moment, sans avoir à se déplacer sur les différents sites. Mieux encore, le dépannage des comptes ne prend plus que cinq minutes, car tout - des ingrédients au coût des recettes en passant par le temps de préparation et les déchets - est intégré de manière transparente et peut être consulté d'une simple pression sur un bouton.
Le nouvel outil de gestion des stocks des cafés a même eu des avantages que l'entreprise n'aurait pas pu prévoir, en particulier sur le plan de la main-d'œuvre. La formation des nouveaux employés au système TouchBistro a été si facile que le taux de rotation du personnel a chuté dans les 30 premiers jours de l'intégration. Un taux de rotation élevé étant l'une des principales causes d'épuisement des restaurants dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, il s'agit là d'un coup de maître pour le cafetier, qui estimait que chaque nouveau membre du personnel qu'il devait recruter lui coûtait jusqu'à 2 000 dollars en ressources.
Gérer la "croissance explosive" de Lucky 13 Sandwich avec MarketMan
Le restaurant rapide Lucky 13 Sandwich se spécialise dans le service de délicieux petits déjeuners, déjeuners et dîners à des prix abordables. Avec des établissements express et à service complet déjà opérationnels à Phuket et à Bangkok, en Thaïlande, la chaîne de cafés a de grands projets d'expansion dans d'autres villes, tant au niveau national qu'à l'étranger. Pour soutenir ce type de croissance explosive, l'entreprise savait qu'elle devait mettre à niveau sa plateforme numérique de gestion des restaurants. L'entreprise a opté pour le logiciel MarketMan.
L'équipe a travaillé avec les experts de Twice Baked Consulting pour accélérer l'intégration du logiciel MarketMan dans tous ses établissements, et les employés de chaque établissement ont suivi une session de formation sur la façon d'utiliser le logiciel de gestion de restaurant pour en tirer le meilleur parti. L'équipe de direction a apprécié que le logiciel lui permette de gérer l'entreprise, où qu'elle se trouve dans le monde. Par exemple, même si deux des propriétaires sont basés au Danemark, ils peuvent facilement accéder aux rapports financiers et à d'autres informations importantes et communiquer avec l'équipe à distance par le biais du système. Mieux encore, MarketMan s'est parfaitement intégré à leur système de point de vente existant.
Les avantages du logiciel MarketMan ne s'arrêtent pas là. Les stocks de produits alimentaires étant stockés dans une cuisine centrale, l'entreprise utilise également l'outil de gestion des stocks pour fournir des prix en temps réel sur les articles distribués via ce site central. Tous les articles sont vendus au prix coûtant aux succursales et fluctuent en fonction du coût des matières premières. Grâce au système en temps réel de MarketMan, ces prix sont mis à jour automatiquement, sans qu'il soit nécessaire de le faire manuellement.
Enfin, la plateforme de commande intuitive permet de contrôler le coût des aliments. Cette plateforme facile à utiliser permet à l'entreprise d'identifier facilement les fournisseurs qui offrent les prix les plus bas pour les ingrédients. La fonction Min-on-Hand avertit un responsable par texto lorsqu'un élément particulier du stock passe en dessous d'un montant prédéfini, tandis que le Par Level (terme utilisé pour décrire les niveaux de stock acceptables pour répondre à la demande des clients) permet à l'utilisateur de mettre à jour son stock sur la page de commande instantanément en cliquant sur un bouton.
Les gestionnaires peuvent même télécharger chaque bon de commande et chaque reçu pour assurer le suivi des stocks entrants.
Tous ces outils et fonctions ont aidé Lucky 13 Sandwich à s'agrandir plus rapidement, tout en économisant du temps et de l'argent et en réduisant le gaspillage. La possibilité d'obtenir facilement des rapports en appuyant sur un bouton et d'examiner minutieusement le coût des aliments a permis à l'entreprise d'économiser des sommes importantes et de se préparer à une expansion réussie à l'étranger, un processus qu'elle envisage de lancer à la fin de l'année 2021.
Optimisation d'un portefeuille d'hospitalité chez LoveKind
Incubateur de petites entreprises dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, LoveKind est spécialisé dans l'aide à l'expansion, à la croissance et à la prospérité des marques de son portefeuille. La société gère actuellement quatre restaurants à Toronto, au Canada : Calii Love, BFF, ELXR et le tout nouveau Nava Social. Le problème ? Chaque établissement a sa propre chaîne d'approvisionnement, son propre système d'inventaire et son propre modèle d'entreprise.
Cela a créé toutes sortes de défis pour l'équipe opérationnelle, chaque restaurant gérant des fournisseurs et des flux de travail différents. Un restaurant commandait auprès de 26 fournisseurs différents, ce qui faisait de la gestion des stocks de nourriture une énorme perte de temps pour chaque directeur de restaurant. C'était très inefficace et plein de complications. La comptabilité était lente et exigeait beaucoup de travail. En bref, en l'absence de processus standard en matière de contrôle des stocks, le système était un peu en désordre.
Ainsi, pour aider ces entreprises à s'agrandir, LoveKind savait qu'il lui fallait un système logiciel de gestion des stocks global, regroupant chacune des quatre entreprises de restauration sous un même toit. Elle a choisi MarketMan.
En intégrant les outils de gestion des stocks de MarketMan, LoveKind a pu immédiatement maîtriser et simplifier les processus de commande des stocks dans les quatre marques. Pour les directeurs de magasin, ce simple changement a permis d'économiser instantanément une à deux heures par semaine qui auraient été consacrées au comptage manuel des stocks, à l'analyse des écarts ou à la mesure du gaspillage alimentaire.
De plus, les fonctions de reporting de MarketMan ont immédiatement apporté des avantages. L'outil a permis à toutes les équipes de travailler ensemble à partir de la même source d'information. Ainsi, les équipes chargées de l'élaboration des menus, de la comptabilité et des opérations travaillent toutes à partir du même ensemble de données, ce qui permet de prendre des décisions collaboratives, efficaces et rentables. L'équipe chargée de l'élaboration des menus, par exemple, peut proposer un nouveau produit et se mettre facilement en rapport avec l'équipe chargée de la chaîne d'approvisionnement en utilisant la même plate-forme pour savoir si les ingrédients sont trop chers ou quels fournisseurs sont les mieux placés pour s'approvisionner.
L'intégration de MarketMan avec l'équipe comptable de LoveKind a également permis de rationaliser les commandes et la facturation. L'équipe a estimé que cela lui permettait d'économiser environ cinq heures de travail par semaine. Elle a également pu facilement donner un aperçu de la rentabilité de chaque restaurant et établir des comparaisons claires, toutes les informations étant regroupées en un seul endroit.
La combinaison de toutes ces informations sur une seule plateforme a permis à LoveKind de mieux contrôler ses coûts, de réduire les niveaux de gaspillage alimentaire et d'économiser de précieuses ressources. Lorsque le COVID-19 a frappé, faisant grimper certains coûts en flèche et entraînant une forte fluctuation de la demande, ce type de contrôle est devenu encore plus crucial pour l'entreprise.
Un logiciel de gestion des stocks est-il adapté à votre entreprise ?
Le bon système de gestion des stocks doit être une priorité absolue pour toute entreprise de cafés.
Voici quelques éléments qu'un restaurateur doit prendre en compte avant de décider si un logiciel de gestion des stocks est un investissement rentable :
Combien de temps votre personnel et vous-même consacrez-vous actuellement à la gestion des stocks ?
Avec quelle régularité les équipes financières signalent-elles les écarts entre les stocks déclarés et les stocks réels ?
À quelle fréquence contrôlez-vous les coûts et les prix des fournisseurs ?
Savez-vous quelle quantité de nourriture est gaspillée dans votre entreprise ?
Cherchez-vous à développer votre entreprise ?
L'investissement dans un logiciel de gestion des stocks de cafés entraîne des coûts initiaux. Il peut également nécessiter un travail initial de transition à partir d'un ancien processus d'inventaire ou de formation du personnel à la fonctionnalité. Mais si vous cherchez à rationaliser la gestion des stocks, à mieux contrôler les coûts, à surveiller le gaspillage alimentaire et, en fin de compte, à stimuler la croissance de votre entreprise, il est fort probable que cet investissement en vaille la peine.
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